Contexte
L'entreprise familiale Harper*, active depuis quatre générations dans le domaine des produits agricoles durables, rassemble plus de 75 parties prenantes actives réparties sur trois continents et plusieurs générations. La structure de gouvernance comprend un conseil d’administration et plusieurs comités familiaux.
Le défi ? Une diversité marquée de profils en matière d’usages numériques : de jeunes membres de la génération Z très connectés à des aînés préférant des moyens de communication plus traditionnels.
Leurs préoccupations
La famille Harper faisait face à des difficultés croissantes pour maintenir une communication efficace et impliquer l’ensemble des parties prenantes. Les principaux enjeux identifiés étaient les suivants :
- Communication fragmentée Les échanges passaient par un mélange hétérogène d’e-mails, d’appels téléphoniques, de lettres imprimées et de groupes de messagerie informels, rendant le suivi des discussions complexe et peu fiable.
- Surcharge d’informations Certains membres se disaient submergés par un trop-plein de messages, tandis que d’autres étaient tenus à l’écart d’informations essentielles.
- Préférences générationnelles divergentes Les attentes en matière de fréquence et de format de communication variaient considérablement, selon l’âge et le degré de familiarité avec la technologie.
- Accès limité et dispersé aux documents Les documents clés tels que rapports financiers, procès-verbaux, documents juridiques étaient éparpillés sur plusieurs outils, entraînant confusion et perte de temps.
- Manque d’implication intergénérationnelle Les plus jeunes se sentaient déconnectés du projet familial, tandis que les membres plus âgés avaient du mal à contribuer efficacement à cause de méthodes devenues obsolètes.
La solution : passer à Trusted Family
Face aux défis croissants en matière de communication et d’implication, la famille Harper a recherché une solution centralisée, capable de répondre aux besoins de chacun tout en apportant de la clarté et de la cohérence.
Après avoir consulté des conseillers externes, elle a choisi d’implémenter Trusted Family, une plateforme digitale conçue spécifiquement pour les entreprises familiales et les family offices.
Cette plateforme s’est imposée comme le choix idéal pour les raisons suivantes :
- Préférences de notifications personnalisables Chaque membre pouvait définir ses préférences de communication : alertes en temps réel, notifications par e-mail ou résumés hebdomadaires programmés permettant à chacun de rester informé à son rythme.
- Communication centralisée Toutes les annonces, conversations et documents importants étaient désormais regroupés dans un espace unique et accessible, facilitant le suivi et réduisant la confusion liée à l’utilisation d’outils multiples.
- Sécurité renforcée Des coffres-forts numériques privés permettaient de stocker et partager en toute sécurité les informations sensibles, tout en contrôlant précisément qui y avait accès.
- Fonctionnalités interactives Les publications pouvaient être commentées ou "aimées", encourageant une participation plus dynamique et renforçant le sentiment d’appartenance des membres.
- Contrôles d’accès granulaires Les administrateurs pouvaient définir des niveaux d’accès différenciés, garantissant que chaque partie prenante ne voyait que les contenus pertinents selon son rôle ou niveau d’implication.
Le résultat
Après six mois d’utilisation de Trusted Family, la famille Harper a observé des améliorations concrètes dans sa manière de communiquer et de collaborer :
- Communication simplifiée Toutes les mises à jour, annonces et discussions ont été centralisées sur la plateforme, facilitant l’accès à l’information pour l’ensemble des parties prenantes.
- Transparence et accès fluidifiés Le stockage des documents dans un espace centralisé a éliminé la confusion liée aux fichiers dispersés. Chacun pouvait retrouver facilement ce dont il avait besoin, à tout moment.
- Implication intergénérationnelle renforcée Les plus jeunes membres se sont montrés plus engagés, utilisant les fonctionnalités interactives pour partager leurs idées et collaborer activement avec les autres.
- Expériences personnalisées Les notifications sur mesure ont permis à chacun de recevoir l’information dans le format et à la fréquence qui lui convenaient, améliorant la satisfaction et l’implication.
- Gouvernance plus efficace Les comités et conseils ont pu accéder aux documents essentiels, les examiner et les valider plus rapidement, accélérant les processus décisionnels.
Conclusion:
Grâce à Trusted Family, la famille Harper est parvenue à renforcer ses liens familiaux tout en structurant efficacement ses opérations. La plateforme est devenue un point de référence unique et fiable, facilitant la communication, la transparence et l’unité entre les générations.
*Les noms, situations et détails présentés dans cette étude de cas sont entièrement fictifs et utilisés à des fins illustratives. Toute ressemblance avec des personnes, familles ou entreprises existantes serait purement fortuite.
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