Les family offices jouent un rôle central dans la gestion du patrimoine, des investissements et de l’héritage des entreprises familiales multigénérationnelles. Mais leur mission dépasse largement le cadre financier : ils sont également les architectes de la gouvernance familiale, des relations intergénérationnelles et de la circulation de l’information entre des membres aux profils et niveaux d’implication variés.
Coordonner les communications, partager des rapports financiers, planifier des événements ou répondre aux attentes spécifiques des parties prenantes est souvent un exercice complexe, voire écrasant, sans les bons outils.
En adoptant une solution comme Trusted Family, le personnel du Family Office peut rationaliser ses opérations, renforcer la transparence et favoriser la cohésion entre toutes les parties impliquées. Trusted Family devient ainsi un levier stratégique pour orchestrer sereinement les enjeux de gouvernance, de communication et de transmission.
Entreprise centenaire spécialisée dans la fabrication, la famille Sanderson* a récemment lancé le Sanderson Family Office (SFO) pour superviser la gestion patrimoniale, la philanthropie et le soutien intergénérationnel de ses membres.Mais avec plus de 35 parties prenantes réparties sur trois générations, le SFO s’est rapidement heurté à des défis majeurs en matière de communication et de partage d’informations.
Le SFO devait jongler avec une diversité d’attentes parmi ses parties prenantes :
Le personnel réduit devait tout gérer : préparation des rapports financiers, planification des événements, création de documents pour les réunions, coordination des agendas familiaux… Le tout sans plateforme centralisée.
Résultat : une communication morcelée, dispersée entre e-mails, invitations de calendrier, messages texte et discussions privées.
Cette fragmentation entraînait des pertes d’informations, des malentendus et une difficulté croissante à répondre aux attentes de chacun de manière structurée.
Après avoir exploré différentes options, le Family Office Sanderson (SFO) a choisi de s’appuyer sur une plateforme numérique pour structurer et simplifier ses opérations. Leur choix s’est porté sur Trusted Family, une plateforme flexible et sécurisée, capable de s’adapter aux besoins spécifiques des Family Office. Trusted Family offrait les outils essentiels de communication, de gestion de documents et d’organisation d’événements dans un environnement intégré.
1. Gestion sécurisée des documents et des coffres-forts
La sécurité était une priorité, notamment pour l’envoi de rapports financiers et de communications sensibles. Trusted Family a permis au personnel du SFO de :
2. Communication centralisée
Grâce à Trusted Family, la famille a enfin disposé d’un espace unique pour échanger, consulter les informations importantes et retrouver rapidement les bons documents ou messages. Chaque utilisateur a pu personnaliser ses notifications selon son niveau d’intérêt et son rôle, améliorant la pertinence des échanges et réduisant la surcharge d’informations.
3. Planification d’événements et gestion des participations
La gestion des événements familiaux a été grandement simplifiée. Le personnel du family office a pu :
L’adoption de Trusted Family par le Sanderson Family Office (SFO) a suivi un processus structuré, favorisant l’adhésion des parties prenantes, une personnalisation approfondie, et un déploiement progressif pour une adoption réussie.
1. Adhésion des parties prenantes
Pour garantir un lancement fluide et une appropriation rapide de la plateforme, le SFO a d’abord concentré ses efforts sur l’engagement des membres clés :
2. Personnalisation et accompagnement sur mesure
Avec l’appui de l’équipe Client Success de Trusted Family, le SFO a pu créer une plateforme entièrement personnalisée :
3. Intégration du personnel et des parties prenantes
L’équipe Trusted Family a mis en place un dispositif d’accompagnement complet pour garantir une montée en compétence fluide :
4. Déploiement progressif et ciblé
Plutôt que de lancer l’ensemble des fonctionnalités simultanément, le SFO a opté pour un déploiement en phases, en fonction des priorités du moment. Cette approche a permis :
Depuis la mise en œuvre de Trusted Family, le SFO a considérablement rationalisé ses tâches administratives, permettant à l’équipe de se concentrer davantage sur des initiatives stratégiques et l’implication des parties prenantes.
La majorité des membres de la famille a trouvé la plateforme intuitive et simple à utiliser, notamment grâce à l’accès à la demande aux documents et à la personnalisation des notifications, selon leurs préférences individuelles.
Au-delà des aspects opérationnels, la famille a ressenti un renforcement du lien avec le SFO, une meilleure compréhension des enjeux de l’entreprise, et une connexion plus étroite entre générations. Le fait de pouvoir accéder aux bonnes informations, au bon moment, a permis à chacun de s’exprimer en toute confiance et de s’impliquer davantage dans la vie du Family Office.
En adoptant Trusted Family, le SFO a transformé sa manière de fonctionner. Résultat : une communication fluidifiée, une efficacité renforcée et une cohésion familiale accrue.
Trusted Family est devenu bien plus qu’un outil : c’est désormais un pilier essentiel pour gérer la complexité d’une entreprise familiale multigénérationnelle, en posant les fondations d’un avenir prospère, aligné et durable.
*Les noms, situations et détails présentés dans cette étude de cas sont entièrement fictifs et utilisés à des fins illustratives. Toute ressemblance avec des personnes, familles ou entreprises existantes serait purement fortuite.
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