Family Office

Contexte

Entreprise centenaire spécialisée dans la fabrication, la famille Sanderson* a récemment lancé le Sanderson Family Office (SFO) pour superviser la gestion patrimoniale, la philanthropie et le soutien intergénérationnel de ses membres.Mais avec plus de 35 parties prenantes réparties sur trois générations, le SFO s’est rapidement heurté à des défis majeurs en matière de communication et de partage d’informations.

Leurs préoccupations

Le SFO devait jongler avec une diversité d’attentes parmi ses parties prenantes :

• Certains actionnaires souhaitaient des mises à jour régulières sur les distributions et la performance financière.
• D’autres voyaient le Family Office comme un point de connexion familiale, en attendant des communications informelles et des événements sociaux.
• Enfin, une partie des membres, bien qu’attachée à l’entreprise familiale, préférait un accès ponctuel et autonome aux informations essentielles.

Le personnel réduit devait tout gérer : préparation des rapports financiers, planification des événements, création de documents pour les réunions, coordination des agendas familiaux… Le tout sans plateforme centralisée.

Résultat : une communication morcelée, dispersée entre e-mails, invitations de calendrier, messages texte et discussions privées.
Cette fragmentation entraînait des pertes d’informations, des malentendus et une difficulté croissante à répondre aux attentes de chacun de manière structurée.

La solution : passer à Trusted Family

Après avoir exploré différentes options, le Family Office Sanderson (SFO) a choisi de s’appuyer sur une plateforme numérique pour structurer et simplifier ses opérations. Leur choix s’est porté sur Trusted Family, une plateforme flexible et sécurisée, capable de s’adapter aux besoins spécifiques des Family Office. Trusted Family offrait les outils essentiels de communication, de gestion de documents et d’organisation d’événements dans un environnement intégré.

Comment Trusted Family a répondu à leurs préoccupations

1. Gestion sécurisée des documents et des coffres-forts

La sécurité était une priorité, notamment pour l’envoi de rapports financiers et de communications sensibles. Trusted Family a permis au personnel du SFO de :

• Stocker et organiser les documents sensibles dans des coffres-forts numériques sécurisés.
• Gérer les droits d’accès en fonction des profils et niveaux d’implication.
• Partager facilement les fichiers avec les bonnes personnes.
• Demander des signatures numériques, facilitant la validation de documents clés.

2. Communication centralisée

Grâce à Trusted Family, la famille a enfin disposé d’un espace unique pour échanger, consulter les informations importantes et retrouver rapidement les bons documents ou messages. Chaque utilisateur a pu personnaliser ses notifications selon son niveau d’intérêt et son rôle, améliorant la pertinence des échanges et réduisant la surcharge d’informations.

3. Planification d’événements et gestion des participations

La gestion des événements familiaux a été grandement simplifiée. Le personnel du family office a pu :

• Créer et publier les événements directement sur la plateforme.
• Gérer les invitations, RSVP, notifications et enquêtes au sein d’un même outil.
• Éviter les doubles saisies et les pertes d’information entre plateformes disparates.

Processus de mise en œuvre :

L’adoption de Trusted Family par le Sanderson Family Office (SFO) a suivi un processus structuré, favorisant l’adhésion des parties prenantes, une personnalisation approfondie, et un déploiement progressif pour une adoption réussie.

1. Adhésion des parties prenantes

Pour garantir un lancement fluide et une appropriation rapide de la plateforme, le SFO a d’abord concentré ses efforts sur l’engagement des membres clés :

• Identification des besoins et préférences de chaque partie prenante.
• Discussions ouvertes sur les frustrations actuelles et les bénéfices concrets apportés par une plateforme numérique.
• Mise en avant des gains d'efficacité attendus grâce à la centralisation des communications, documents et événements.

2. Personnalisation et accompagnement sur mesure

Avec l’appui de l’équipe Client Success de Trusted Family, le SFO a pu créer une plateforme entièrement personnalisée :

• Adaptée aux besoins spécifiques de la famille Sanderson.
• Intégrant leur image de marque, pour renforcer l’adhésion.
• Reflétant fidèlement leur structure de gouvernance, facilitant ainsi la navigation et la gestion des droits.

3. Intégration du personnel et des parties prenantes

L’équipe Trusted Family a mis en place un dispositif d’accompagnement complet pour garantir une montée en compétence fluide :

• Événement de lancement (en présentiel ou en ligne) pour introduire la plateforme.
• Vidéos de formation pour une prise en main rapide.
• Centre d’aide en libre accès pour répondre aux questions fréquentes.
• Gestionnaire Client Success dédié, pour un suivi personnalisé et proactif.

4. Déploiement progressif et ciblé

Plutôt que de lancer l’ensemble des fonctionnalités simultanément, le SFO a opté pour un déploiement en phases, en fonction des priorités du moment. Cette approche a permis :

• Une meilleure appropriation des outils par le personnel.
• Une progression maîtrisée pour les membres de la famille.
• Un temps d’adaptation optimal avant d’intégrer de nouvelles fonctionnalités.
  

Les résultats

Depuis la mise en œuvre de Trusted Family, le SFO a considérablement rationalisé ses tâches administratives, permettant à l’équipe de se concentrer davantage sur des initiatives stratégiques et l’implication des parties prenantes.

La majorité des membres de la famille a trouvé la plateforme intuitive et simple à utiliser, notamment grâce à l’accès à la demande aux documents et à la personnalisation des notifications, selon leurs préférences individuelles.

Au-delà des aspects opérationnels, la famille a ressenti un renforcement du lien avec le SFO, une meilleure compréhension des enjeux de l’entreprise, et une connexion plus étroite entre générations. Le fait de pouvoir accéder aux bonnes informations, au bon moment, a permis à chacun de s’exprimer en toute confiance et de s’impliquer davantage dans la vie du Family Office.

Conclusion :‍

En adoptant Trusted Family, le SFO a transformé sa manière de fonctionner. Résultat : une communication fluidifiée, une efficacité renforcée et une cohésion familiale accrue.

Trusted Family est devenu bien plus qu’un outil : c’est désormais un pilier essentiel pour gérer la complexité d’une entreprise familiale multigénérationnelle, en posant les fondations d’un avenir prospère, aligné et durable.

_{*Les noms, situations et détails présentés dans cette étude de cas sont entièrement fictifs et utilisés à des fins illustratives. Toute ressemblance avec des personnes, familles ou entreprises existantes serait purement fortuite.}