Le contexte
La famille Harrison*, propriétaire d’Harrison Industries — une entreprise manufacturière de quatrième génération en pleine croissance — réunit 25 membres activement impliqués dans la prise de décision, aux côtés d’un conseil composé d’administrateurs externes. Leur principal défi : garantir la transparence au sein de la famille tout en assurant la confidentialité des échanges stratégiques entre toutes les parties prenantes.
Chaque mois, des informations sensibles circulent : rapports financiers, plans stratégiques, comptes rendus de réunions… Autant de documents partagés entre les membres de la famille, les actionnaires et le conseil d’administration.
Jusqu’ici, les pratiques de communication restaient informelles. Les e-mails et messages texte servaient à transmettre des données confidentielles, tandis que les documents papier s’accumulaient dans des archives physiques. L’arrivée du numérique a entraîné un stockage dispersé sur plusieurs services cloud, mais sans cadre structurant ni gouvernance claire.
Résultat : la famille Harrison s’est retrouvée exposée à des risques croissants de fuite de données, de pertes d’information et d’erreurs de communication, fragilisant leur efficacité et leur cohésion.
Leurs préoccupations
- Sécurité des communications : Le partage d’informations sensibles par e-mail et SMS exposait la famille à des risques élevés : interceptions, attaques de phishing, et fuites accidentelles.
- Absence de stockage centralisé : Les documents étaient éparpillés entre courriels, appareils personnels et comptes cloud non supervisés. Cette dispersion compliquait l’accès aux archives, leur traçabilité et leur préservation sur le long terme.
- Conformité et gouvernance : Avec la croissance de l’entreprise, les exigences en matière de gouvernance et de conformité documentaire devenaient plus strictes, rendant leur respect de plus en plus difficile sans outil adapté.
- Reprise après sinistre : En l’absence de sauvegardes fiables, la famille redoutait de perdre des documents historiques essentiels en cas d’incident.
La solution : passer à Trusted Family
Après avoir comparé plusieurs options, la famille Harrison a choisi Trusted Family, un hub numérique sécurisé pensé spécifiquement pour les entreprises familiales. La plateforme leur a offert une suite complète de fonctionnalités adaptées à leurs besoins, leur permettant de répondre à l’ensemble de leurs préoccupations avec une solution unique et intégrée.
1. Sécurisation renforcée des communications :
- Chiffrement de bout en bout : Tous les messages, documents et données échangés sur la plateforme sont protégés par un chiffrement de bout en bout, empêchant tout accès non autorisé.
- Authentification sécurisée : L’authentification multifactorielle et la gestion des accès basée sur les rôles assurent que seules les personnes autorisées peuvent consulter les informations sensibles.
2. Stockage centralisé et structuré :
- Référentiel documentaire unifié : Tous les documents, des rapports financiers aux procès-verbaux de réunions, sont centralisés dans un espace sécurisé, accessible seulement par ceux qui en ont l'autorisation et bien organisé.
- Contrôle d'accès granulaire : Les permissions sont personnalisables par personne ou groupe, garantissant que chaque document n’est visible que par les bonnes parties prenantes.
3. Gouvernance et conformité facilitées :
- Outils intégrés : Des modèles prêts à l’emploi pour les ordres du jour, les résolutions et les processus de vote renforcent la rigueur et facilitent le respect des obligations réglementaires.
4. Sauvegarde et résilience :
- Redondance cloud automatisée: Grâce à des sauvegardes automatiques et des mécanismes de reprise après sinistre, les documents essentiels sont protégés durablement contre toute perte.
Les résultats
Après l’adoption de Trusted Family, Harrison Industries a profondément transformé sa manière de gérer la communication et la documentation familiale. Plusieurs bénéfices clés ont rapidement émergé :
- Collaboration fluidifiée : La plateforme centralisée a mis fin à la dispersion des échanges, permettant aux membres de la famille de se concentrer sur l’essentiel : la prise de décisions stratégiques.
- Héritage préservé : Les documents historiques ont été numérisés et stockés dans un environnement sécurisé, assurant la transmission du patrimoine familial aux générations futures.
- Vision tournée vers l'avenir: Grâce à son évolutivité, la plateforme s’adapte aux évolutions de l’entreprise, accompagnant la famille face aux défis futurs.
Conclusion :
Pour les Harrison, Trusted Family s’est imposé comme bien plus qu’un outil : il est devenu le socle digital de leurs opérations familiales. En répondant à leurs enjeux avec une solution intuitive et sécurisée, ils ont non seulement renforcé leur gouvernance et leur efficacité, mais aussi assuré la pérennité de leur patrimoine.
*Les noms, situations et détails présentés dans cette étude de cas sont entièrement fictifs et utilisés à des fins illustratives. Toute ressemblance avec des personnes, familles ou entreprises existantes serait purement fortuite.
