Gouvernance intelligente

Contexte

Fondée il y a 75 ans, Evergreen* est une entreprise familiale de taille moyenne spécialisée dans les produits durables pour la maison. Après une croissance solide menée par la première génération, puis un développement structuré par la deuxième, l’entreprise entre aujourd’hui dans une nouvelle phase : la transition vers un leadership de troisième génération.

Cette nouvelle génération compte 12 cousins, tous actionnaires, mais avec des niveaux d’implication très variés : certains aspirent à des rôles de direction, d’autres préfèrent rester passifs, tandis qu’un groupe plus engagé pousse pour une modernisation de la vision et des pratiques.

Avec l’augmentation du nombre de parties prenantes, la famille s’est heurtée à plusieurs défis clés :

• Prise de décision lente et conflictuelle : Les réunions familiales devenaient de plus en plus tendues et improductives, freinant l’agilité de l’entreprise.
• Flou autour des rôles et des responsabilités : La famille n’avait pas tranché sur un principe fondamental : tous les actionnaires doivent-ils contribuer activement à la gouvernance ? Et si oui, de quelle manière ?
• Érosion de la cohésion : En l’absence de structure claire, la confiance s’est peu à peu effritée, laissant place à des désaccords ouverts et à une fragmentation du lien familial.

La décision d'établir une gouvernance

Consciente des tensions croissantes et des risques pour l’unité familiale, la famille Evergreen a décidé, sur les conseils d’autres entreprises familiales expérimentées, de faire appel à un conseiller externe spécialisé. Leur objectif : structurer une gouvernance efficace, préserver l’harmonie familiale et préparer l’entreprise à une croissance pérenne.

Le conseiller a guidé la famille à travers un processus en trois étapes, conçu pour poser des bases solides et aligner toutes les parties prenantes.

Phase 1 : Évaluation des besoins et définition des objectifs

La première étape a consisté à écouter et comprendre les aspirations individuelles et collectives des membres de la famille.
Chaque entreprise familiale étant unique, la future structure devait refléter :

• La vision de chacun pour l’entreprise
• Les rôles souhaités dans la gouvernance
• Les modalités de collaboration intergénérationnelle

‍Phase 2 : Conception du cadre de gouvernance

Le conseiller a ensuite accompagné la famille Evergreen dans la mise en place d’une structure de gouvernance adaptée, articulée autour de trois piliers essentiels :

• Constitution familiale : Un document de référence formalisant les valeurs partagées, la mission familiale, et les principes de prise de décision.
• Conseil de famille : Un organe représentatif chargé de traiter les sujets familiaux, favoriser la cohésion via des rassemblements, transmettre les retours familiaux au Conseil d’administration, et assurer l’éducation des nouvelles générations.
• Conseil d'administration : Un groupe composé à la fois de membres familiaux qualifiés et d’experts externes indépendants, en charge de la supervision stratégique de l’entreprise.

Phase 3 : Mise en œuvre d'un système d'exploitation numérique

Pour ancrer cette structure dans la durée et faciliter son fonctionnement, la famille a adopté la plateforme Trusted Family comme système opérationnel centralisé. Ce hub numérique leur permet de :

• Organiser les documents : héberger la constitution familiale, les procès-verbaux, les politiques, etc.
• Faciliter la communication : centraliser les échanges, les annonces et les retours familiaux.
• Gérer les événements : planifier et coordonner les réunions et rassemblements familiaux.
• Former la nouvelle génération : héberger les supports pédagogiques pour préparer les futurs leaders.
• Assurer le suivi des décisions : enregistrer les votes, décisions et discussions pour plus de transparence.
• Protéger les informations sensibles : distribuer en toute sécurité des documents confidentiels via des coffres-forts numériques privés.

En intégrant la technologie à leur gouvernance, la famille Evergreen a réussi à surmonter les obstacles logistiques, à rétablir une communication cohérente et à renforcer l’engagement intergénérationnel.

Résultat et succès à long terme

La mise en place d’une structure de gouvernance formelle, associée à l’adoption d’une plateforme numérique telle que Trusted Family, a marqué un tournant décisif pour l’entreprise familiale Evergreen. Cette transformation a permis à la famille de rétablir l’harmonie, de gagner en efficacité et de mieux préparer l’avenir.

Les principaux résultats étaient notamment les suivants :

• Prise de décision améliorée : Les décisions sont devenues plus structurées, transparentes et opportunes, ce qui a permis de réduire les conflits et de renforcer la confiance.
• Unité améliorée : Le conseil de famille a créé un espace sûr pour les discussions, le renforcement des relations et un lieu pour s'aligner sur des objectifs communs.
• Leadership renforcé : Des rôles et responsabilités clairement définis ont permis aux membres de la famille de se concentrer sur leurs points forts, tandis que les administrateurs indépendants ont apporté de nouvelles perspectives au conseil d'administration.
• Préparation future : Trusted Family a veillé à ce que tous les membres de la famille, quel que soit leur niveau d'implication, restent informés et engagés, créant ainsi un vivier de futurs leaders préparés.

En abordant son point d'inflexion grâce à une structure de gouvernance réfléchie et à des outils innovants, la famille Evergreen a non seulement résolu ses défis immédiats, mais a également jeté les bases solides d'une croissance continue.

_{*Les noms, situations et détails présentés dans cette étude de cas sont entièrement fictifs et utilisés à des fins illustratives. Toute ressemblance avec des personnes, familles ou entreprises existantes serait purement fortuite.}